حددت هيئة المجتمعات العمرانية بعض المستندات
الخاصة بتقنين الأوضاع وتغيير النشاط بمدينة سفنكس الجديدة، تضمنت المستندات
المتعلقة بالأفراد صورة بطاقة الرقم القومى سواء لصاحب الشأن أو الوكيل، أصل العقد
المقدم من صاحب الشأن بالإضافة إلى صورة، صورة العقود الصادرة من هيئة التنمية
الزراعية بالإضافة إلى صور، أصل العقد الأبتدائى أو النهائى الصادر للأفراد من
هيئة التنمية الزراعية، وفى حالة تقديم توكيل رسمى عام أو توكيل مخصص بالصيغة
المطلوبة ولم يمر عليه أكثر من 5 سنوات.
كما حددت بعض المستندات الخاصة بتقنين أوضاع
الشركات تتضمن أصل العقد الابتدائى أو النهائى الصادر للشركة من هيئة التنمية
الزرعية، أصل مستخرج من السجل التجارى الخاص بالشركة ولم يمر عليه أكثر من 3
أشهر، صورة من عقد الشركة ابأضافة إلى الأصل للإطلاع، بطاقة الرقم القومى لمن له
حق التوقيع أو الوكيل، وفى حالة وجود تصرفات سابقة يتم تقديم كشف بالتصرفات معتمد
ومختوم من الشركة بالإضافة إلى خرائط القخعة ممهورة بالأسماء والمساحة ورقم القطعة
طبقًا للطبيعة.